Outlook E-Mail Lesebestätigung einrichten – Anleitung

Outlook-Lesebestätigung einrichten – für klassisches Outlook, neues Outlook, Outlook im Web und Outlook.com: Schritt-für-Schritt-Anleitung für Windows und Mac.

Möchten Sie in Outlook eine Lesebestätigung einrichten, um zu erfahren, ob eine E-Mail geöffnet wurde? Die Funktion lässt sich je nach Version unterschiedlich aktivieren: global für alle Nachrichten, einzeln pro E-Mail oder über die Optionen beim Verfassen.

Nachfolgend erhalten Sie eine vollständige Schritt-für-Schritt-Anleitung für alle gängigen Outlook-Varianten.

Was ist eine Lesebestätigung in Outlook?

Eine Lesebestätigung informiert Sie darüber, dass der Empfänger Ihre E-Mail geöffnet hat. Zusätzlich gibt es die Zustellbestätigung, die lediglich meldet, dass die Nachricht im Postfach angekommen ist. Beide Funktionen unterscheiden sich also deutlich in ihrer Aussagekraft.

Wichtig zu wissen: Der Empfänger entscheidet letztlich selbst, ob er eine Lesebestätigung sendet. Deshalb gibt es keine Garantie, dass die Anfrage tatsächlich beantwortet wird. Zudem unterstützen manche E-Mail-Programme diese Funktion gar nicht, wodurch die Anfrage automatisch ins Leere läuft.

Ebenso relevant ist ein rechtlicher Aspekt: Eine Lesebestätigung in Outlook hat keinerlei juristische Bedeutung. Bei wichtigen Anliegen wie einer Kündigung oder einer vertraglichen Bestätigung sollten Sie den Empfänger deshalb zusätzlich um eine schriftliche Rückmeldung bitten.

Da sich die Menüführung zwischen den Outlook-Versionen teilweise stark unterscheidet, finden Sie im Folgenden separate Anleitungen für Outlook (classic), das neue Outlook für Windows, Outlook im Web, Outlook für Mac sowie die Outlook-App für Smartphones.

Lesebestätigung in Outlook (classic) für Windows einrichten

Outlook (classic) ist die klassische Desktop-Version und nach wie vor auf vielen Computern weit verbreitet. Diese Variante unterstützt sowohl das globale als auch das individuelle Anfordern von Lesebestätigungen, weshalb sie die meisten Einstellungsmöglichkeiten bietet.

Lesebestätigung dauerhaft für alle E-Mails aktivieren

Wenn Sie für sämtliche ausgehenden Nachrichten automatisch eine Bestätigung anfordern möchten, richten Sie die Funktion global ein. Gehen Sie dazu folgendermaßen vor:

1. Öffnen Sie Outlook und klicken Sie oben links auf „Datei“.
2. Wählen Sie anschließend „Optionen“ aus.
3. Es öffnet sich das Fenster „Outlook-Optionen“. Klicken Sie dort links auf „E-Mail“.
4. Scrollen Sie nach unten bis zum Abschnitt „Verlauf“ beziehungsweise „Nachverfolgung“.
5. Setzen Sie ein Häkchen bei „Zustellbestätigung für alle gesendeten Nachrichten anfordern“ und/oder bei „Lesebestätigung für alle gesendeten Nachrichten anfordern“.
6. Bestätigen Sie die Auswahl mit einem Klick auf „OK“.

Ab diesem Zeitpunkt fordert Outlook automatisch bei jeder versendeten E-Mail eine Bestätigung an. Bedenken Sie jedoch, dass häufige Anfragen beim Empfänger schnell auf Ablehnung stoßen können. Deshalb setzen viele Nutzer die Funktion lieber gezielt für einzelne, besonders wichtige Nachrichten ein.

Lesebestätigung nur für eine einzelne E-Mail anfordern

Alternativ lässt sich die Bestätigung individuell für eine bestimmte Nachricht aktivieren, ohne die globale Einstellung zu verändern. Folgende Schritte sind dafür notwendig:

1. Klicken Sie auf „Neue E-Mail“, um eine neue Nachricht zu verfassen.
2. Wechseln Sie im Menüband zum Reiter „Optionen“.
3. Suchen Sie im Bereich „Nachverfolgung“ die Felder „Zustellbestät. anfordern“ und „Lesebestät. anfordern“.
4. Aktivieren Sie das gewünschte Kästchen per Mausklick.
5. Verfassen Sie Ihre Nachricht wie gewohnt und klicken Sie auf „Senden“.

Werden die Optionen im Menüband nicht direkt angezeigt, wählen Sie am rechten Rand die Schaltfläche „Weitere Optionen“ aus. Dort finden Sie die entsprechenden Kontrollkästchen ebenfalls.

Lesebestätigung im neuen Outlook für Windows einrichten

Das neue Outlook für Windows unterscheidet sich in der Menüführung deutlich vom klassischen Outlook. Aktuell unterstützt diese Version ausschließlich das Anfordern von Lesebestätigungen für einzelne Nachrichten; eine dauerhafte, globale Aktivierung für alle E-Mails ist bislang nicht vorgesehen. Gehen Sie deshalb wie folgt vor:

1. Öffnen Sie das neue Outlook und klicken Sie auf „Neu“ und anschließend auf „E-Mail“.
2. Wählen Sie in der Befehlsleiste der Nachricht den Reiter „Optionen“ aus.
3. Klicken Sie in der Symbolleiste auf die drei Punkte am rechten Rand, um weitere Funktionen einzublenden.
4. Wählen Sie dort „Lesebestätigung anfordern“ aus, um die Funktion zu aktivieren.
5. Verfassen Sie die Nachricht und senden Sie diese wie gewohnt ab.

Möchten Sie die Anfrage wieder entfernen, entfernen Sie einfach den zuvor gesetzten Haken an derselben Stelle. Da Microsoft das neue Outlook regelmäßig weiterentwickelt, kann sich die genaue Position der Option künftig noch verändern.

Lesebestätigung in Outlook im Web (Outlook.com) anfordern

Auch über den Browser lässt sich eine Lesebestätigung in Outlook einrichten. Die Webversion, die sowohl für private Outlook.com-Konten als auch für geschäftliche Konten genutzt wird, erlaubt allerdings ebenfalls nur die individuelle Anforderung pro Nachricht. So gehen Sie vor:

1. Melden Sie sich unter outlook.com in Ihrem Konto an.
2. Klicken Sie auf „Neue E-Mail“, um eine Nachricht zu erstellen.
3. In der Symbolleiste der Nachricht erscheint direkt die Option „Lesebestätigung anfordern“.
4. Klicken Sie darauf, um die Funktion für diese Nachricht zu aktivieren.
5. Verfassen und versenden Sie Ihre E-Mail anschließend wie gewohnt.

Da Microsoft die Weboberfläche kontinuierlich anpasst, kann sich die Bezeichnung der Schaltfläche gelegentlich leicht ändern. Grundsätzlich bleibt der Ablauf jedoch nahezu identisch.

Lesebestätigung in Outlook für Mac einrichten

Bei Outlook für Mac hängt die Verfügbarkeit der Funktion stark vom verwendeten Kontotyp ab. Lesebestätigungen stehen dort nämlich nur zur Verfügung, wenn Sie ein Microsoft-365-Geschäfts-, Uni- oder Schulkonto beziehungsweise ein von Ihrer Organisation verwaltetes Exchange-Konto nutzen. Bei einem rein privaten Konto fehlt die Option deshalb häufig komplett.

Sofern Ihr Konto die Funktion unterstützt, gehen Sie folgendermaßen vor:

1. Öffnen Sie Outlook für Mac und erstellen Sie eine neue E-Mail.
2. Wechseln Sie im Menüband zum Reiter „Optionen“.
3. Aktivieren Sie dort das Kästchen für „Lesebestätigung anfordern“.
4. Verfassen Sie Ihre Nachricht und senden Sie diese ab.

Fehlt die Option in Ihrer Version, hilft ein Blick in die Kontoeinstellungen weiter. Häufig lässt sich klären, ob es sich tatsächlich um ein unterstütztes Konto handelt oder ob ein Wechsel zu Outlook im Web sinnvoller ist.

Lesebestätigung in der Outlook-App für iOS und Android

In der mobilen Outlook-App für Smartphones ist die Funktion aktuell noch nicht regulär verfügbar. Weder unter iOS noch unter Android lässt sich derzeit eine Lesebestätigung direkt anfordern. Microsoft hat allerdings bereits eine Betaversion im Insider-Programm vorgestellt, wodurch die Funktion künftig auch mobil nutzbar werden könnte.

Bis zur vollständigen Einführung bleibt Ihnen deshalb nur eine Alternative: Fordern Sie die Bestätigung stattdessen am Desktop-Gerät oder über Outlook im Web an. Anschließend lässt sich die eingehende Antwort problemlos auch in der App abrufen.

Eingehende Lesebestätigungsanfragen verwalten

Nicht nur das Anfordern, sondern auch der Umgang mit eingehenden Anfragen lässt sich in Outlook individuell steuern. Sie können also festlegen, ob Bestätigungen automatisch gesendet, grundsätzlich abgelehnt oder erst nach Rückfrage verschickt werden.

Vorgehen im klassischen Outlook

1. Klicken Sie auf „Datei“ und anschließend auf „Optionen“.
2. Wählen Sie den Bereich „E-Mail“ aus.
3. Scrollen Sie zum Abschnitt „Nachverfolgung“.
4. Wählen Sie unter „Beim Senden einer Lesebestätigung“ die gewünschte Einstellung aus, etwa „Immer eine Lesebestätigung senden“, „Nie eine Lesebestätigung senden“ oder „Jedes Mal fragen, ob eine Lesebestätigung gesendet werden soll“.
5. Bestätigen Sie mit „OK“.

Vorgehen im neuen Outlook und in der Web-Version

1. Klicken Sie rechts oben auf das Zahnradsymbol, um die Einstellungen zu öffnen.
2. Wählen Sie den Menüpunkt „E-Mail“ aus.
3. Klicken Sie anschließend auf „Nachrichtenbehandlung“.
4. Wählen Sie unter „Lesebestätigungen“ aus, wie auf eingehende Anfragen reagiert werden soll.
5. Klicken Sie abschließend auf „Speichern“.

Im neuen Outlook und in der Webversion lässt sich das automatische Anfordern für alle Nachrichten aktuell zwar nicht global aktivieren, die Reaktion auf fremde Anfragen jedoch schon. Dadurch behalten Sie trotzdem die Kontrolle darüber, welche Informationen Ihr Postfach nach außen preisgibt.

Lesebestätigung deaktivieren oder ablehnen

Möchten Sie die globale Lesebestätigung im klassischen Outlook wieder ausschalten, folgen Sie einfach der oben beschriebenen Anleitung und entfernen Sie den gesetzten Haken erneut. Da im neuen Outlook sowie in der Webversion ohnehin keine dauerhafte Funktion existiert, entfällt dort eine entsprechende Deaktivierung automatisch.

Erhalten Sie selbst häufig Anfragen und möchten diese grundsätzlich nicht mehr beantworten, wählen Sie in den Nachverfolgungseinstellungen die Option „Nie eine Lesebestätigung senden“. Dadurch werden eingehende Anfragen automatisch ignoriert, ohne dass Sie jedes Mal manuell reagieren müssen.

Empfohlene Vorgehensweisen beim Einsatz von Lesebestätigungen

Bevor Sie die Funktion dauerhaft für Ihren gesamten E-Mail-Verkehr aktivieren, lohnt sich ein Blick auf einige empfohlene Vorgehensweisen. Diese helfen dabei, die Funktion sinnvoll und ohne unnötige Störung des Empfängers einzusetzen:

• Setzen Sie Lesebestätigungen gezielt bei wichtigen Nachrichten ein, statt sie pauschal für den gesamten Verkehr zu aktivieren.
• Bedenken Sie, dass wiederholte Anfragen bei Kollegen oder Geschäftspartnern schnell als störend empfunden werden.
• Nutzen Sie bei rechtlich relevanten Anliegen zusätzlich eine schriftliche Bestätigung, da eine Lesebestätigung keine rechtliche Wirkung besitzt.
• Prüfen Sie vorab, welches Outlook Sie tatsächlich verwenden, da sich die Menüführung stark unterscheidet.
• Erklären Sie sensiblen Empfängern gegebenenfalls kurz, weshalb Sie eine Bestätigung anfordern, um Missverständnisse zu vermeiden.

Auf diese Weise lässt sich die Funktion effizient nutzen, ohne dass die Kommunikation mit anderen Personen darunter leidet.

Häufige Fragen zur Lesebestätigung in Outlook

Warum wird meine Lesebestätigung nicht gesendet?

Das liegt meist daran, dass der Empfänger die Anfrage aktiv abgelehnt hat oder sein E-Mail-Programm die Funktion gar nicht unterstützt. Zudem kann es sein, dass automatische Filterregeln die Antwort blockieren, bevor diese überhaupt versendet wird.

Kann ich einen Empfänger zum Senden einer Lesebestätigung zwingen?

Nein, das ist technisch nicht möglich. Der Empfänger entscheidet in jedem Fall selbst, ob er eine Bestätigung sendet, weshalb keine Garantie für eine Antwort besteht.

Unterscheidet sich die Lesebestätigung von der Zustellbestätigung?

Ja, deutlich. Eine Zustellbestätigung bestätigt lediglich, dass die Nachricht im Postfach angekommen ist. Eine Lesebestätigung hingegen zeigt an, dass die E-Mail tatsächlich geöffnet wurde.

Warum sehe ich die Option „Lesebestätigung anfordern“ in meinem Outlook nicht?

Häufig hängt das vom verwendeten Kontotyp ab. Bei Outlook für Mac beispielsweise steht die Funktion nur mit einem Geschäfts-, Schul- oder Exchange-Konto zur Verfügung, während private Konten diese Option meist nicht anzeigen.

Funktioniert die Lesebestätigung auch in der Outlook-App auf dem Smartphone?

Aktuell nicht regulär. Die Funktion befindet sich derzeit lediglich in einer Betaphase im Microsoft Insider-Programm, weshalb sie mobil noch nicht flächendeckend verfügbar ist.

Hat eine Lesebestätigung eine rechtliche Beweiskraft?

Nein, eine Lesebestätigung in Outlook besitzt keinerlei rechtliche Wirkung. Bei wichtigen Vorgängen sollten Sie deshalb zusätzlich um eine schriftliche Bestätigung bitten.

Wie kann ich verhindern, dass ich selbst ständig um Lesebestätigungen gebeten werde?

Stellen Sie in den Nachverfolgungseinstellungen einfach die Option „Nie eine Lesebestätigung senden“ ein. Dadurch werden eingehende Anfragen automatisch abgelehnt.

Kann ich die Lesebestätigung im neuen Outlook dauerhaft für alle E-Mails aktivieren?

Nein, das ist im neuen Outlook sowie in der Webversion derzeit nicht vorgesehen. Dort lässt sich die Funktion ausschließlich pro einzelner Nachricht aktivieren.

Was mache ich, wenn die Option im Menüband fehlt?

Klicken Sie am rechten Rand des Menübands auf „Weitere Optionen“. Dort sind die entsprechenden Kontrollkästchen häufig zusätzlich hinterlegt, auch wenn sie in der Standardansicht nicht sichtbar sind.

Fazit

Eine Lesebestätigung in Outlook lässt sich je nach Version entweder global oder nur einzeln einrichten, weshalb sich ein Blick auf die passende Anleitung lohnt. Zudem sollten Sie die Funktion mit Bedacht einsetzen, um Empfänger nicht unnötig zu belasten.

Beachten Sie außerdem, dass die Lesebestätigung keine rechtliche Wirkung besitzt. Nutzen Sie daher bei wichtigen Anliegen zusätzlich eine schriftliche Bestätigung, um auf der sicheren Seite zu bleiben.